شرکت‌های خرید و فروش کالا
برای مجموعه‌هایی که از تأمین‌کنندگان کالا خریداری می‌کنند، در انبار نگه می‌دارند و به مشتریان می‌فروشند.
هسته اصلی بازرگانی
راهکار یکپارچه شرکت‌های بازرگانی
نرم‌افزار بازرگانی سپیدار؛ از تأمین و خرید تا فروش، انبار و وصول
فرایند یک شرکت بازرگانی فقط صدور فاکتور نیست. خرید داخلی و خارجی، ورود کالا، کنترل موجودی، قیمت‌گذاری، فروش، دریافت مطالبات، فروش اینترنتی و در صورت نیاز پخش باید در یک زنجیره منسجم دیده شوند.
راهنمای سریع صفحه
مستقیم به فرایندی بروید که برای شرکت شما مهم‌تر است.
این راهکار مناسب چه کسب‌وکارهایی است؟
نرم‌افزار بازرگانی سپیدار برای چه شرکت‌هایی مناسب است؟
اگر بخش مهمی از فعالیت شرکت شما حول خرید کالا، نگهداری موجودی، فروش، دریافت مطالبات یا واردات می‌چرخد، این راهکار می‌تواند بخش‌های اصلی زنجیره را در کنار هم مدیریت کند.
شرکت‌های واردکننده
برای کسب‌وکارهایی که خرید خارجی، سفارش بازرگانی، حمل، ترخیص و محاسبه بهای تمام‌شده وارداتی دارند.
خرید و واردات خارجیشرکتهای پخش و توزیع
برای شرکت‌هایی که علاوه بر خرید و فروش، ویزیتور، سفارش‌گیری، مسیر فروش، پخش گرم یا سرد و وصول میدانی دارند.
سفارش‌گیری و پخشفروشگاهها و کسب‌وکارهای آنلاین
برای مجموعه‌هایی که فروش اینترنتی دارند و می‌خواهند مشتری، کالا، موجودی، قیمت و اسناد فروش به سپیدار متصل شود.
وب‌سرویس و API
همه شرکت‌های بازرگانی به همه سیستم‌ها نیاز ندارند.
یک شرکت ساده ممکن است فقط به فروش، انبار و دریافت‌وپرداخت نیاز داشته باشد؛ اما واردات، پخش یا فروش آنلاین می‌تواند ترکیب کاملاً متفاوتی ایجاد کند.
از تأمین تا سود
فرایند کامل یک شرکت بازرگانی در سپیدار
یک نمای ساده از ارتباط تأمین‌کننده، خرید، انبار، فروش، وصول و حسابداری.
01
تأمین‌کننده
داخلی یا خارجی
02
درخواست و سفارش خرید
نیاز تا سفارش تأمین
03
خرید کالا یا خدمات
فاکتور و هزینه‌های خرید
04
ورود به انبار
رسید و کنترل موجودی
05
قیمت و سیاست فروش
قیمت، تخفیف و اعتبار
06
فروش
پیش‌فاکتور و فاکتور
07
خروج و تحویل کالا
فروش تا تحویل مشتری
08
دریافت و وصول
نقد، چک و مطالبات
09
برگشت خرید یا فروش
اصلاح کالا و حساب طرف مقابل
10
تحلیل فروش و موجودی
کالا، مشتری و سود
11
ثبت حسابداری
اثر مالی عملیات
12
گزارش مدیریت
تصمیم‌گیری بر اساس داده
شاخه واردات کالا
اگر خرید خارجی دارید، هزینه‌های حمل، بیمه، گمرک، ترخیص و محاسبه بهای تمام‌شده نیز وارد فرایند می‌شود.
شاخه سفارش‌گیری و پخش
اگر شرکت شبکه فروش میدانی دارد، مسیر، ویزیتور، سفارش موبایلی، پخش گرم یا سرد و وصول در مسیر نیز اضافه می‌شود.
تدارکات و خرید داخلی
خرید داخلی را از «نیاز شرکت» تا ورود کالا یا دارایی مدیریت کنید
در یک شرکت بازرگانی، خرید لزوماً از ثبت یک فاکتور شروع نمی‌شود. ممکن است ابتدا واحدی کالا درخواست کند، موجودی بررسی شود و سپس فرایند تأمین و خرید از فروشنده شکل بگیرد.
مسیر خرید داخلی در یک نگاه
از اعلام نیاز تا سفارش تأمین‌کننده و دریافت کالا یا خدمت.
01
درخواست کالا
اعلام نیاز در داخل سازمان
02
بررسی موجودی انبار
آیا کالا داخل شرکت موجود است؟
03
درخواست خرید
ایجاد نیاز تأمین از بیرون شرکت
04
پیش‌فاکتور خرید
بررسی پیشنهاد تأمین‌کننده
05
سفارش خرید
ثبت سفارش به تأمین‌کننده
06
فاکتور و دریافت
کالا، خدمت یا دارایی
خرید کالا
زمانی که شرکت کالایی برای فروش، مصرف یا نگهداری در انبار خریداری می‌کند.
- ثبت فاکتور خرید کالا
- ارتباط خرید با تأمین‌کننده
- ثبت رسید انبار
- امکان برگشت خرید
خرید خدمت
برای هزینه‌ها و خدماتی که کالا نیستند و وارد موجودی انبار نمی‌شوند.
- ثبت فاکتور خرید خدمت
- ثبت تأمین‌کننده خدمت
- تفکیک خدمت از خرید کالا
- اثر مالی بدون ایجاد موجودی
خرید دارایی
برای خرید تجهیزاتی که قرار است به‌عنوان دارایی شرکت نگهداری شوند.
- ثبت خرید دارایی
- تفکیک از کالای تجاری
- انتقال به فرایند تحصیل دارایی
- ادامه مدیریت در سیستم دارایی ثابت
درخواست کالا از انبار
ثبت نیاز واحدهای داخلی پیش از تصمیم به خرید از بیرون شرکت.
درخواست خرید
وقتی نیاز باید از طریق تأمین‌کننده خارجی شرکت برطرف شود.
پیش‌فاکتور خرید
ثبت و بررسی پیشنهاد فروشنده قبل از نهایی شدن خرید.
سفارش خرید
ثبت سفارش نهایی برای تأمین کالا یا خدمت موردنیاز.
فاکتور خرید
ثبت مالی خرید کالا، خدمت یا دارایی از تأمین‌کننده.
دریافت کالا
کالای خریداری‌شده پس از دریافت وارد فرایند انبار می‌شود.
یک مثال ساده از خرید کالا
از خرید تأمین‌کننده تا موجود شدن کالا در انبار
ثبت فاکتور به‌تنهایی به معنی دریافت فیزیکی کالا نیست؛ بعد از تحویل باید عملیات انبار نیز ثبت شود.
تأمین‌کننده
کالا را برای شرکت تأمین می‌کند
فاکتور خرید
خرید در سیستم ثبت می‌شود
تحویل کالا
کالا به محل شرکت می‌رسد
رسید انبار
موجودی فیزیکی در انبار ثبت می‌شود
سفارشات خارجی و واردات
خرید خارجی را از پیش‌فاکتور تا ترخیص و ورود کالا به انبار مدیریت کنید
واردات معمولاً مجموعه‌ای از سفارش بازرگانی، حمل، بیمه، خدمات، ترخیص و هزینه‌های جانبی است که باید در نهایت به بهای واقعی کالای وارداتی برسد.
مسیر یک خرید وارداتی در سپیدار
از شروع پرونده خرید خارجی تا محاسبه بهای تمام‌شده و ورود کالا.
01اطلاعات گمرکی
02پیش‌فاکتور خرید خارجی
03سفارش خرید
04سفارش بازرگانی
05بیمه‌نامه
06فاکتور خرید وارداتی
07بارنامه
08ترخیص
09فاکتور خدمات
10محاسبه بهای تمام‌شده
11رسید انبار وارداتی
12تحصیل دارایی وارداتی
هزینه خرید کالا
مبلغ اصلی خرید خارجی که در فاکتور وارداتی ثبت می‌شود.
هزینه حمل
هزینه‌های جابه‌جایی محموله تا رسیدن به مقصد.
بیمه
هزینه‌های بیمه‌ای که در فرایند خرید خارجی ثبت شده است.
خدمات مرتبط با خرید
هزینه خدماتی که با عملیات واردات و خرید در ارتباط‌اند.
ترخیص و عملیات گمرکی
هزینه‌هایی که در مسیر گمرک و ترخیص کالا ایجاد می‌شوند.
بهای نهایی کالا
نتیجه محاسباتی که برای خرید وارداتی اهمیت مدیریتی دارد.
تأمین‌کنندگان و انبار
موجودی کالا را از لحظه ورود تا فروش و برگشت کنترل کنید
انبار نقطه اتصال خرید و فروش است. کالایی که از تأمین‌کننده خریداری می‌شود باید وارد موجودی شود و هنگام فروش، تحویل یا برگشت، اثر فیزیکی آن در انبار مشخص باشد.
چرخه کالا در انبار بازرگانی
ورود کالا، نگهداری موجودی، رزرو برای فروش، تحویل و برگشت.
خرید کالا
فاکتور تأمین‌کننده
رسید انبار
ثبت تحویل فیزیکی کالا
موجودی کالا
کنترل مقدار قابل نگهداری
رزرو فروش
کالای تعهدشده برای سفارش
خروج و تحویل
کاهش موجودی با تحویل کالا
برگشت کالا
اصلاح موجودی پس از مرجوعی
رسید و خروج انبار
ورود و خروج فیزیکی کالا مستقل از فاکتورهای مالی کنترل می‌شود.
- ثبت رسید کالای خریداری‌شده
- صدور خروج برای تحویل کالا
- ارتباط گردش کالا با اسناد خرید و فروش
- کنترل ورود یا خروج واقعی
کنترل موجودی
مدیر فروش و انبار باید بدانند چه کالایی واقعاً برای عملیات در دسترس است.
- مشاهده وضعیت موجودی کالا
- کنترل کالاهای موجود در انبار
- استفاده از موجودی در تصمیم فروش و خرید
- بررسی گردش کالا در بازه‌های مختلف
موجودی رزرو شده و قابل فروش
همه کالایی که در انبار وجود دارد لزوماً برای فروش جدید آزاد نیست.
- در نظر گرفتن سفارش‌ها و تعهدات فروش
- تفکیک موجودی از موجودی قابل فروش
- کاهش ریسک فروش کالای تعهدشده
- ارتباط بهتر بین فروش و انبار
برگشت خرید و برگشت فروش
مرجوعی فقط روی حساب طرف مقابل اثر ندارد؛ وضعیت فیزیکی کالا نیز باید اصلاح شود.
- برگشت کالای خریداری‌شده به تأمین‌کننده
- دریافت مجدد کالای برگشتی از مشتری
- اصلاح موجودی متناسب با مرجوعی
- حفظ ارتباط بین سند فروش و گردش کالا
جلوگیری از فروش بیش از ظرفیت
تیم فروش تصویر واقع‌تری از مقداری که می‌تواند به مشتری جدید بفروشد خواهد داشت.
هماهنگی فروش و انبار
فروش فقط به عدد موجودی فیزیکی تکیه نمی‌کند و تعهدات قبلی هم در تصمیم مؤثرند.
برنامه‌ریزی خرید بهتر
کمبود واقعی کالا زودتر مشخص می‌شود و تصمیم تأمین دقیق‌تر خواهد شد.
کنترل وعده به مشتری
احتمال فروش کالایی که قبلاً برای سفارش دیگری کنار گذاشته شده کاهش پیدا می‌کند.
فروش
فروش را از قیمت‌گذاری تا فاکتور، تحویل و پورسانت مدیریت کنید
در شرکت بازرگانی، فروش فقط ثبت یک فاکتور نیست. نوع فروش، قیمت، تخفیف، اعتبار مشتری، پیش‌فاکتور، تحویل و وصول بخشی از تصمیم فروش هستند.
مسیر فروش در یک نگاه
از سیاست فروش تا ثبت معامله و تحلیل نتیجه.
نوع فروش
تعریف روش و شرایط فروش
اعلامیه قیمت
قیمت و شرایط کالا
تخفیف و اشانتیون
اجرای سیاست‌های فروش
پیش‌فاکتور
پیشنهاد فروش به مشتری
فاکتور فروش
ثبت نهایی معامله
تحویل و وصول
کالا و دریافت مشتری
نوع فروش و اعلامیه قیمت
قیمت و شرایط فروش قبل از ثبت فاکتور ساختارمند می‌شوند.
- تعریف نوع فروش متناسب با سیاست شرکت
- ثبت اعلامیه قیمت برای کالاها
- تعیین امکان تغییر قیمت و تخفیف
- کنترل قیمت بر اساس سیاست تعریف‌شده
تخفیف، اشانتیون و بسته محصول
فروش می‌تواند بر اساس قواعد متنوع‌تری از یک درصد تخفیف ساده انجام شود.
- تخفیف‌های درصدی و مبلغی
- تخفیف‌های پلکانی و شرطی
- کالای هدیه و اشانتیون
- بسته‌های محصول برای سیاست‌های ترکیبی
اعتبار مشتری و محدودیت فروش
همه مشتریان لزوماً نباید با هر شرایطی امکان خرید داشته باشند.
- کنترل اعتبار مشتری در فرایند فروش
- محدودیت نوع فروش در شرایط تعریف‌شده
- کاهش فروش خارج از سیاست شرکت
- استفاده از اطلاعات حساب مشتری در تصمیم فروش
پیش‌فاکتور، فاکتور و برگشت فروش
اسناد فروش می‌توانند از پیشنهاد اولیه تا ثبت نهایی و اصلاح معامله ادامه پیدا کنند.
- صدور پیش‌فاکتور برای مشتری
- صدور فاکتور فروش
- فروش و تحویل کالا در فرایند مرتبط
- ثبت فاکتور برگشتی و اصلاح فروش
اعلامیه قیمت پارامتریک
برای سناریوهایی که قیمت‌گذاری نیاز به قواعد و پارامترهای بیشتری دارد.
کالای هدیه
امکان طراحی سیاست‌های فروش همراه با اشانتیون.
بسته محصول
فروش ترکیبی چند کالا در قالب یک پیشنهاد مشخص.
عامل افزاینده
استفاده از عوامل افزاینده در فرایندهای مرتبط با فروش.
پیش‌فاکتور پیشرفته
مدیریت سناریوهای کامل‌تر پیش‌فاکتور و ادامه عملیات فروش.
صورتحساب طرف مقابل
مرور اطلاعات حساب مشتری برای کنترل بهتر رابطه مالی.
مثال: از پیش‌فاکتور تا تحویل کالا
یکی از فرایندهای واقعی فروش این است که پیشنهاد ابتدا در قالب پیش‌فاکتور ثبت شود و بعد از تأیید مشتری به فروش و تحویل برسد.
انتخاب مشتری
اطلاعات و شرایط مشتری
پیش‌فاکتور
کالا، مقدار و قیمت پیشنهادی
تأیید فروش
ادامه فرایند معامله
تحویل کالا
ثبت خروج و تحویل فیزیکی
فاکتور فروش
ثبت نهایی عملیات فروش
دریافت، پرداخت و وصول مطالبات
از فروش تا دریافت وجه و تعیین تکلیف چک‌ها را مدیریت کنید
فروش زمانی از نظر مالی کامل می‌شود که دریافت مشتری و مانده حساب او قابل پیگیری باشد. در سمت خرید نیز بدهی شرکت به تأمین‌کنندگان باید با پرداخت‌ها، چک‌ها و عملیات بانکی مرتبط مدیریت شود.
مسیر دریافت از مشتری
دریافت می‌تواند نقدی، حواله‌ای، چکی یا از طریق کارت‌خوان انجام شود.
فروش مشتری
ایجاد حساب دریافتنی
رسید دریافت
ثبت دریافت مشتری
روش دریافت
نقد، چک، حواله، کارت‌خوان
عملیات بانکی
در صورت نیاز به ادامه گردش
کنترل مانده
مشاهده بدهی باقی‌مانده
تسویه
کاهش یا تسویه بدهی مشتری
وصول چک
ثبت موفقیت وصول و تعیین تکلیف چک دریافتی.
واگذاری چک به بانک
ثبت اینکه چک دریافتی برای وصول به کدام بانک واگذار شده است.
واخواست چک
ثبت وضعیت چکی که در فرایند وصول پرداخت نشده است.
نقد کردن چک
در سناریوی آموزشی، نقدشدن چک دریافتی نیز قابل ثبت است.
استرداد چک دریافتی
امکان ثبت بازگرداندن چک دریافتی به طرف مقابل.
استرداد چک خرج‌شده
اگر چک خرج‌شده بازگردانده شود، این عملیات هم باید ثبت شود.
مدیریت مطالبات و دریافتنی‌ها
فروش‌های نقدی و اعتباری می‌توانند جریان‌های متفاوتی برای دریافت ایجاد کنند.
- ثبت رسید دریافت مشتری
- نگهداری اطلاعات چک‌های دریافتی
- پیگیری وصول و مانده حساب
- تسویه مرتبط با فروش
مدیریت بدهی‌ها و پرداختنی‌ها
در سمت خرید نیز پرداخت به تأمین‌کننده باید به شکل قابل پیگیری ثبت شود.
- ثبت اعلامیه پرداخت
- پرداخت با چک‌های شرکت
- خرج چک دریافتی برای پرداخت بدهی
- پیگیری وضعیت چک پرداختی
دریافت وجه چگونه به فاکتور فروش مرتبط می‌شود؟
یکی از اهداف مهم این است که دریافت از مشتری فقط یک تراکنش بانکی جداگانه نباشد و بتوان اثر آن را روی مطالبات فروش مشاهده کرد.
فاکتور فروش
ایجاد بدهی مشتری
دریافت وجه
ثبت دریافت مشتری
انتخاب روش دریافت
چک، حواله، نقد و...
اثر روی مانده
کاهش مبلغ دریافتنی
کنترل تسویه
مشاهده وضعیت نهایی مشتری
فروش اینترنتی و اتصال API
فروشگاه اینترنتی را به فرایند فروش و انبار سپیدار متصل کنید
وقتی فروش آنلاین دارید، ثبت دستی سفارش‌ها در دو سیستم باعث دوباره‌کاری و افزایش احتمال مغایرت می‌شود. وب‌سرویس می‌تواند نقش ارتباط بین فروشگاه اینترنتی و سپیدار را ایفا کند.
فروشگاه اینترنتی
فروشگاه‌ساز یا فروشگاه اختصاصی که مشتری در آن سفارش آنلاین ثبت می‌کند.
وب‌سرویس / API سپیدار
لایه ارتباطی که درخواست‌ها و اطلاعات را بین دو نرم‌افزار منتقل می‌کند.
نرم‌افزار سپیدار
اطلاعات مشتریان، کالا، فروش، انبار، قیمت و سایر داده‌های مرتبط.
کاهش ورود دستی سفارش
به‌جای ورود دوباره سفارش اینترنتی در سپیدار، فرایند انتقال می‌تواند از طریق اتصال انجام شود.
هماهنگی موجودی
اطلاعات موجودی کالا در طراحی اتصال می‌تواند بین فروشگاه و سپیدار هماهنگ شود.
هماهنگی قیمت
قیمت و اعلامیه قیمت از داده‌هایی هستند که در سناریوی اتصال می‌توانند بررسی شوند.
کاهش مغایرت اطلاعات
هرچه ورود تکراری کمتر شود، ریسک اختلاف داده میان فروش آنلاین و سیستم مالی نیز کاهش می‌یابد.
مشتریان
اطلاعات مشتری و گروه‌های مشتری
کالاها
کالا، مشخصات و واحد سنجش
انبارها
اطلاعات انبار و موجودی مرتبط
نوع فروش
اطلاعات نوع‌های فروش تعریف‌شده
قیمت کالا
اعلامیه‌های قیمت و اطلاعات مرتبط
ارز
اطلاعات ارزهای تعریف‌شده در سیستم
پیش‌فاکتور
دریافت و ثبت عملیات مرتبط
فاکتور فروش
دریافت و ثبت فاکتورهای فروش
بانک و حساب بانکی
اطلاعات بانکی موردنیاز اتصال
رسید دریافت
ثبت دریافت مرتبط با فاکتور فروش
مناطق جغرافیایی
تقسیمات و مناطق مرتبط
تصویر و مشخصات کالا
داده‌های تکمیلی کالا در مستند API
یک سفارش اینترنتی چگونه می‌تواند وارد چرخه سپیدار شود؟
خرید در سایت
مشتری سفارش آنلاین ثبت می‌کند
انتقال اطلاعات
فروشگاه با API ارتباط برقرار می‌کند
مشتری و کالا
داده‌ها موردنیاز تطبیق یا ثبت می‌شوند
پیش‌فاکتور / فاکتور
سند فروش متناسب با طراحی اتصال ثبت می‌شود
دریافت
در سناریوی مرتبط رسید دریافت نیز قابل ثبت است
ادامه عملیات سپیدار
انبار، فروش و حسابداری ادامه مسیر را پوشش می‌دهند
سفارش‌گیری و پخش
چه زمانی یک شرکت بازرگانی به سفارش‌گیری و پخش نیاز پیدا می‌کند؟
اگر فروش فقط داخل دفتر انجام نمی‌شود و ویزیتور، مسیر فروش، سفارش‌گیری میدانی، توزیع کالا یا وصول در مسیر دارید، راهکار بازرگانی می‌تواند با سیستم سفارش‌گیری و پخش کامل‌تر شود.
برنامه بازدید
برنامه روزانه مراجعه به مشتریان برای تیم فروش میدانی شکل می‌گیرد.
منطقه و مسیر فروش
مشتریان می‌توانند بر اساس ساختار جغرافیایی و مسیرهای ویزیت مدیریت شوند.
سفارش‌گیری موبایلی
ویزیتور سفارش مشتری را در محل و از طریق ابزار سفارش‌گیری ثبت می‌کند.
کنترل مدیریتی سفارش
سفارش‌ها می‌توانند قبل از ادامه فروش توسط مدیر یا سرپرست کنترل شوند.
توزیع و تحویل
ارسال و تحویل کالا می‌تواند بخشی از عملیات روزانه تیم پخش باشد.
وصول مطالبات
در سناریوهای پخش، دریافت و پیگیری مطالبات نیز به مسیر فروش متصل می‌شود.
فروش میدانی چگونه به چرخه بازرگانی متصل می‌شود؟
اطلاعات مشتری، قیمت، موجودی، فروش، انبار و دریافت همچنان بخش‌های اصلی هستند؛ سفارش‌گیری و پخش لایه عملیات میدانی را اضافه می‌کند.
مشتری
قرار گرفتن در منطقه و مسیر
ویزیتور
مراجعه و ثبت سفارش
سفارش
انتقال به چرخه فروش
انبار
کنترل موجودی و آماده‌سازی
توزیع
ارسال و تحویل کالا
وصول
دریافت و پیگیری مطالبات
حسابداری و گزارش‌های مالی
نتیجه خرید، فروش، انبار و وصول را در حسابداری شرکت ببینید
مزیت یک راهکار یکپارچه این است که عملیات بازرگانی از اطلاعات مالی شرکت جدا نماند. خرید، فروش، دریافت‌وپرداخت و عملیات انبار در نهایت باید تصویری قابل اتکا از وضعیت مالی کسب‌وکار ایجاد کنند.
حساب مشتری چه وضعیتی دارد؟
فروش، دریافت و صورتحساب طرف مقابل در کنار هم بررسی می‌شوند.
وضعیت مالی شرکت چگونه است؟
گزارش‌های مالی مانند ترازنامه و سودوزیان برای جمع‌بندی عملکرد مالی.
خریدها چه اثری داشته‌اند؟
عملیات تأمین و خرید در کنار پرداخت‌ها و اطلاعات مالی بررسی می‌شوند.
گزارش قانونی آماده است؟
گزارش‌های مرتبط با ارزش افزوده و خریدوفروش دوره‌ای در فرایند مالی دیده می‌شوند.
فروش ← دریافت ← مانده مشتری
فاکتور فروش برای مشتری ثبت می‌شود، دریافت‌های او در دریافت‌وپرداخت ثبت می‌شوند و وضعیت حساب طرف مقابل قابل پیگیری است.
خرید ← پرداخت ← مانده تأمین‌کننده
خرید از تأمین‌کننده و پرداخت‌های مرتبط با آن، بخش دیگر جریان مالی یک شرکت بازرگانی را تشکیل می‌دهد.
در پایان سال چه اتفاقی می‌افتد؟
ابتدا سیستم‌های عملیاتی بسته می‌شوند و سپس عملیات بستن حسابداری انجام می‌شود.
تعریف سال مالی بعد
آماده‌سازی دوره مالی جدید
بستن سیستم‌های عملیاتی
دریافت‌وپرداخت، فروش و انبار
بستن حسابداری
تکمیل عملیات پایان سال مالی
شروع سال بعد
صدور سند افتتاحیه دوره جدید
نکته مهم: گزارش خوب نتیجه ثبت درست فرایندهاست.
اگر خرید، انبار، فروش یا دریافت خارج از فرایند واقعی شرکت ثبت شوند، طبیعی است که گزارش نهایی هم تصویر کاملی از کسب‌وکار ندهد. طراحی فرایند و استقرار صحیح به اندازه خرید نرم‌افزار اهمیت دارد.
سیستم‌های مکمل
چه سیستم‌هایی بسته به ساختار شرکت به راهکار بازرگانی اضافه می‌شوند؟
خرید بیشتر همیشه راه‌حل بهتر نیست. نرم‌افزار باید مطابق فرایند واقعی شرکت انتخاب شود و فقط سیستم‌هایی اضافه شوند که واقعاً به ساختار کسب‌وکار مربوط‌اند.
پرسنل شرکت چند نفرند؟
اگر حقوق‌ودستمزد قرار است داخل سپیدار مدیریت شود، این سیستم وارد ترکیب می‌شود.
دارایی ثابت قابل‌توجه دارید؟
تجهیزات و اموال شرکت ممکن است نیاز به مدیریت مستقل دارایی داشته باشند.
خرید خارجی دارید؟
در این صورت سفارشات خارجی و احتمالاً نیازهای ارزی باید بررسی شوند.
فروشگاه اینترنتی دارید؟
اگر تبادل خودکار داده با سپیدار لازم است، وب‌سرویس وارد بررسی می‌شود.
ویزیتور و پخش دارید؟
سفارش‌گیری و پخش فقط زمانی لازم است که فروش میدانی و توزیع واقعی داشته باشید.
صورتحساب‌ها چگونه ارسال می‌شوند؟
وضعیت سامانه مودیان و فرایند فعلی شرکت قبل از انتخاب نهایی باید بررسی شود.
انتخاب ترکیب مناسب
برای مدل‌های مختلف شرکت بازرگانی چه سیستم‌هایی باید بررسی شوند؟
ترکیب سپیدار باید از روی فرایند واقعی شرکت انتخاب شود. فروش داخلی ساده، واردات، فروش اینترنتی و پخش مویرگی هرکدام نیازهای متفاوتی دارند.
خرید و فروش داخل کشور، انبار و مشتریان.
خرید خارجی، ترخیص و هزینه‌های واردات.
فروش میدانی، سفارش‌گیری و توزیع.
فروش اینترنتی و اتصال سیستم‌ها.
ترکیب چند فعالیت و نیازهای مکمل.
| سیستم / فرایند | بازرگانی داخلی | واردکننده | شرکت پخش | فروشگاه آنلاین | چندفرایندی |
|---|---|---|---|---|---|
| حسابداری | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| مشتریان و فروش | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| تأمین‌کنندگان و انبار | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| دریافت و پرداخت | ✓ | ✓ | ✓ | بسته به نیاز | ✓ |
| تدارکات داخلی | بسته به نیاز | بسته به نیاز | بسته به نیاز | — | بسته به نیاز |
| سفارشات خارجی | — | ✓ | — | — | بسته به نیاز |
| سفارش‌گیری و پخش | — | — | ✓ | — | بسته به نیاز |
| وب‌سرویس فروشگاه | — | — | — | ✓ | بسته به نیاز |
| دارایی ثابت / حقوق | بسته به نیاز | بسته به نیاز | بسته به نیاز | بسته به نیاز | بسته به نیاز |
از کجا خرید می‌کنید؟
فقط داخل کشور یا تأمین‌کننده خارجی هم دارید؟
چگونه می‌فروشید؟
داخل دفتر، فروشگاه اینترنتی یا توسط ویزیتور؟
کالا چگونه تحویل می‌شود؟
انبار مرکزی، ارسال عادی یا شبکه پخش گرم و سرد؟
پول چگونه دریافت می‌شود؟
نقد، چک، آنلاین، اعتباری یا وصول توسط تیم فروش؟
فرایند خرید چقدر رسمی است؟
فاکتور مستقیم یا درخواست خرید و سفارش تأمین‌کننده هم دارید؟
چه سیستم‌هایی بیرون سپیدار دارید؟
فروشگاه اینترنتی، CRM یا نرم‌افزار دیگری نیاز به اتصال دارد؟
اگر هنوز بین چند ترکیب مردد هستید، طبیعی است.
درخواست نیازسنجی
مرحله بعد سؤال‌های پرتکرار قبل از خرید است؛ بعد از آن می‌توان نیاز واقعی شرکت را دقیق‌تر جمع‌بندی کرد.
سؤالات متداول قبل از خرید
قبل از انتخاب نرم‌افزار بازرگانی سپیدار این سؤال‌ها را مرور کنید
آیا همه شرکت‌های بازرگانی باید همه سیستم‌ها را بخرند؟
خیر. ترکیب سیستم‌ها باید بر اساس فرایند واقعی شرکت، تعداد کاربران و گزارش‌های موردنیاز مشخص شود.
اگر واردات نداشته باشیم، سیستم سفارشات خارجی لازم است؟
خیر. این سیستم زمانی بررسی می‌شود که خرید خارجی و فرایندهای مرتبط با واردات بخشی از فعالیت شرکت باشد.
آیا برای فروش آنلاین حتماً وب‌سرویس لازم است؟
اگر می‌خواهید تبادل داده میان فروشگاه و سپیدار به‌صورت سیستمی انجام شود، وب‌سرویس و طراحی اتصال باید بررسی شود.
دشت بهتر است یا سپیدار بازرگانی؟
برای ساختار فروشگاهی ساده معمولاً دشت بررسی می‌شود؛ برای شرکت‌هایی با فرایندهای مالی و عملیاتی گسترده‌تر، سپیدار گزینه مناسب‌تری برای بررسی است.
می‌توان قبل از خرید دمو دید؟
بله. بهتر است دمو بر اساس سناریوی واقعی کسب‌وکار شما انجام شود تا بخش‌های مرتبط برایتان نمایش داده شود.
قیمت نرم‌افزار بازرگانی چطور مشخص می‌شود؟
قیمت نهایی به بسته، سیستم‌های موردنیاز، تعداد کاربران و شرایط فروش روز بستگی دارد.
شروع از فرایند واقعی شرکت
آماده‌اید ترکیب مناسب سپیدار را برای کسب‌وکار بازرگانی‌تان مشخص کنیم؟
نوع خرید، فروش، انبار، روش دریافت و سیستم‌های جانبی را بررسی می‌کنیم تا نرم‌افزار متناسب با ساختار واقعی شرکت پیشنهاد شود.